Создать таблицу ms access. Создание и редактирование схем данных
Создание таблиц БД является первым шагом в разработке СУБД. Таблицы предназначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: задание структуры таблицы; ввод записей в таблицу.
Для создания новой таблицы следует в окне БД выбрать меню "Таблицы" (в старых версиях Access для этой цели служит вкладка "Таблицы" ) и нажать кнопку "Создать" . В окне "Новая таблица" необходимо выбрать способ создания таблицы.
Если у разработчика СУБД нет достаточного опыта, рекомендуется для создания таблицы выбрать режим конструктора.
Создание таблицы в режиме конструктора
При выборе режима конструктора появляется окно конструктора.
В поле "Имя поля" вводится имя поля таблицы, являющееся его идентификатором. Рекомендуется формировать имена полей так, чтобы имя было коротким, не содержащим специальных символов (запятых, пробелов и т.д.) и отражающим смысл поля. Необходимо различать идентификатор поля в структуре таблицы и заголовок поля в выходном документе. Во втором случае заголовок поля должен в полной мере отражать смысл поля и обычно задается вручную при форматировании выходного документа.
В поле "Тип данных" выбирается один из типов, показанных в раскрытом списке на рисунке.
Поле "Описание" содержит комментарии к создаваемому полю таблицы. Его заполнение не является обязательным.
В нижней части окна, на вкладке "Общие" задаются свойства поля. Если щелкнуть кнопкой мыши по одной из строк таблицы свойств, справа появится подсказка о назначении этого свойства.
Вкладка "Подстановка" служит для организации подсказки при заполнении внешних ключей таблицы. Ключи, чаще всего, являются формальными идентификаторами записей в таблицах БД. Поэтому при заполнении внешних ключей у пользователя могут возникнуть затруднения, связанные с определением, какому ключу в базовой таблице соответствует запись в подчиненной таблице. Настройка свойств вкладки "Подстановка" позволяет превратить простое поле для внешнего ключа в поле со списком, содержащим полный список ключей базовой таблицы и соответствующие этим ключам поля – подсказки из базовой таблицы. После выбора в списке записи, в заполняемую таблицу помещается только ключ. Таким образом, пользователю не нужно помнить ключи и их ввод выполняется выбором из списка, а не вводом с клавиатуры. В дальнейшем поля подстановки наследуются формами, если в качестве источника данных формы выбрана таблица с такими полями.
На приведенном выше рисунке описана таблица "Группа" , состоящая из трех полей с идентификаторами НГ , КОЛ и ПБАЛЛ . Поле НГ является текстовым и содержит номера студенческих групп. Основное свойство этого поля — длина, не превышающая 6 символов. Поле КОЛ содержит количество студентов в группе и является числовым (целым). Поле ПБАЛЛ содержит средний балл, полученный студентами группы при поступлении в учебное заведение, является числовым, но в отличие от поля КОЛ — действительным, содержащим десятичную часть.
Важным действием на этапе разработки структуры таблицы является задание ключевых полей. Для задания простого ключа, состоящего из одного поля таблицы, достаточно в режиме конструктора установить курсор в любую позицию этого поля и нажать кнопку "Ключевое поле" на панели инструментов. На рисунке это поле НГ . Для задания составного ключа, состоящего из нескольких полей таблицы, необходимо выделить эти поля, щелкая мышью по кнопкам слева от соответствующих строк при нажатой клавише Ctrl, а затем нажать кнопку "Ключевое поле" . Признаком установки является появление рисунка ключа на кнопках слева от соответствующей строки конструктора.
Имя таблицы запрашивается при закрытии окна конструктора. После закрытия конструктора в окне БД появляется значок и имя созданной таблицы. Если выделить значок таблицы и щелкнуть по кнопке "Открыть" , то таблица будет открыта для ввода записей.
Создание таблицы путем ввода данных
Создание таблицы путем ввода данных не предусматривает описания структуры таблицы. После выбора этого режима (режим таблицы) открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.
Любое поле в этой таблице можно изменить по желанию пользователя. Имена полей задаются непосредственно в заголовках. При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. При закрытии режима таблицы Access предложит создать ключевое поле. Если ответить "Да", то будет добавлено еще одно поле типа "Счетчик" , которое и будет ключевым. Если ответить "Нет", то ключ можно задать позже, перейдя в режим конструктора.
Создание таблицы при помощи Мастера
Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов, предлагаемых в окне "Создание таблиц" :
Мастер определяет ключ таблицы и создает связь новой таблицы с уже существующими. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу.
Ввод данных в таблицу
Данные в таблицу можно ввести непосредственно в режиме ее открытия или через специально созданную форму. Второй способ предпочтителен, поскольку формы обеспечивают более удобный интерфейс и возможности контроля ввода.
Вводимые данные должны соответствовать типу данных и формату, определенным в структуре для каждого поля таблицы. При несоответствии Access выдает предупреждение и не разрешает продолжать ввод. Следует либо ввести данные требуемого формата, либо отменить ввод.
Контрольные вопросы
- Для чего предназначены таблицы БД?
- Из скольких этапов состоит создание таблицы?
- Как создать новую таблицу, работая в Access?
- Какие поля следует заполнить при создании новой таблицы в режиме конструктора?
- Как формируется имя поля? В чем его отличие от заголовка поля в выходном документе?
- Каково назначение полей "Тип данных" и "Описание"?
- Какие свойства поля можно задать? Каково их назначение?
- Для чего служит вкладка "Подстановка"?
- Как задаются простые ключи? Составные?
- В чем особенность создания таблицы путем ввода данных?
- Как создать таблицу при помощи Мастера?
- Какие способы позволяют ввести данные в таблицу?
Создание таблиц. Доброго времени суток всем тем, кто решил освоить Microsoft Access. Данная программа относится к системам управления базами данных или сокращенно СУБД. Access является достаточно простой и одновременно эффективной программой для оперирования с базами данных, из-за чего ею пользуются и новички, и продвинутые пользователи. Рассматриваемая нами программа работает с реляционными базами данных. В реляционных базах данных все данные хранятся в таблицах, которые в некотором роде независимы друг от друга. Такая структура очень гибкая и позволят без проблем добавлять новые атрибуты и записи или наоборот, удалять их, не затрагивая другие компоненты баз данных. Строкам в таблице соответствуют записи –это представление некоторого объекта, который описывается в нашей базе данных. Столбцам же в таблицах соответствуют атрибуты – параметры, определяющие свойства того или иного объекта, описываемого в записи.
Итак, мы уже пришли к тому, что все данные в Ms Access хранятся в таблицах, тем самым определив первый шаг – новая база данных начинается с таблицы, т.е. вам необходимо определиться какие именно данные будут находиться в таблице или таблицах. Если вы определились, то можно приступать к созданию новой базы данных. В данной статье в качестве примера будет создана однотабличная база данных, содержащая простые типы данных. Запускаем Ms Access любым удобным для вас образом. Перед нами появится окно следующего вида.
Тут нам предлагается либо создать новую базу данных, либо использовать уже имеющийся шаблон в интернете. Шаблоны удобны тем, что при создании базы данных с помощью шаблона, соответствующего нашей задачи, уже будут созданы таблицы содержащие необходимые атрибуты. Но как правило, не всегда даже при создании той базы данных, которая соответствует нашей задаче, нам будут необходимы все таблицы и атрибуты или наоборот, нам будет недоставать некоторых таблиц или атрибутов, которые придется добавлять вручную. Также могут встретиться нежелательные нам запросы, формы или связи таблиц (об этих объектах Access будет идти речь в следующих статьях).Поэтому всегда проще создать самому базу данных «с нуля», чем мы и займемся. Для того чтобы создать новую базу данных, нужно нажать кнопку «Новая база данных», при этом правая часть окна изменится:
Где мы указываем имя нашей будущей базы данных место, где она будет хранится, после чего нажимаем кнопку «Создать». Окно Access примет следующий вид:
Где мы уже видим, что в новой базе данных уже создана таблица, не содержащая каких-либо записей(т.е строк) и содержащая один атрибут (или столбец) с именем «Код». Этот атрибут предоставляет каждой записи уникальное число или (как правило числа даются в возрастающем порядке, однако для записи может быть выдано и случайно сгенерированное число). Этот атрибут позволят отличать записи друг от друга, так как у двух записей, имеющих абсолютно одинаковые атрибуты, не могут совпадать коды. Но одного кода, наверняка, нам будет мало, поэтому придется добавлять новые столбцы(или как они именуются в Access – поля), чтобы добавлять новые данные, характеризующие ту или иную запись. Новое поле можно добавить несколькими способами:
Одним из вышеуказанных методов создаем все интересующие нас атрибуты. Если некоторые из атрибутов вам покажутся лишними, то их можно убрать, выбрав столбец с соответствующим атрибутом и нажав на кнопку «Удалить». Каждый атрибут может содержать отличные друг от друга данные. В Ms Access существуют следующие типы данных:
- Текстовый – хранит одну строку любых символов(т.е. букв, цифр, знаков препинания и.т.п.)
- Поле МЕМО – позволяет хранить несколько строк символов
- Числовой — хранит численную информацию различного представления(целое, вещественное, процентное и.т.п.)
- Дата/время – хранит дату или время в зависимости от выбранного формата
- Денежный – позволяет хранить числовую информацию с некоторыми отличительными особенностями.
- Логический – принимает два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ(в таблице состояние поля обозначается флажком).
- Поле объекта OLE – позволяет добавлять различного вида файлы(например текстовые документы или рисунки)
- Гиперсылка – переход на страницу в интернете или какой-либо файл.
- Вложение – делает практически тоже, что и объект OLE, но со своими особенностями. Подробнее об этих типах будет рассмотрено в последующих статьях.
Тип для поля задается соответствующим выбором в раскрывающемся списке «Тип данных» сверху таблицы в блоке «Форматирование и тип данных». Некоторые типы данных могут иметь разный формат, например при численном типе данных в заданном поле может храниться либо в экспоненциальном представлении, либо в представлении с фиксированной запятой. Соответствующий требованиям формат выбирается в раскрывающемся списке снизу. Флажок «Уникальное» будет означать то, что каждая запись будет иметь отличное от других записей в этом поле значение, наподобие полю «Код». Флажок «Обязательный» показывает, что каждая запись должна содержать в этом поле какие-либо данные, пустая ячейка недопустима.
В нашей показательной таблице поля примут следующий вид:
Где поля имеют следущий формат:
- Модель – уникальное обязательное текстовое поле
- Страна-производитель – обязательное текстовое поле
- Время работы в режиме ожидания – фиксированное число
- Дата поступления в продажу – дата/время со средним форматом даты
- Сенсорный экран — логическое поле
Теперь, когда все атрибуты заданы, мы можем начать заполнение таблицы. Щелкнув правой кнопкой мыши по таблице и выбрав «новая запись», в первое поле (модель), начинаем вводить текстовое значение(для примера я взял APPLE iPhone 4G – телефон моей мечты). Заметим что в поле «Код» автоматически добавляется новое число, соответствующее номеру нашей записи(в моем случае берется 2, так как первую запись я испортил и удалил, но ее уникальный код все равно сохранился. Далее заполняем следующую информацию. Заметим, что поле «Страна-производитель» мы не можем оставить пустым, т.к. оно обязательно к заполнению, в поле «Время работы…» мы не можем записать буквы ввиду его численного типа, а в поле «дата поступления» при вводе 24.06.2010 значение автоматически меняется на 24-июн-2010, соответствующее среднему форматы данных. В итоге, у нас успешно добавляется следующая запись:
Для наглядности добавим еще одну запись таким же образом (она соответствует моему нынешнему телефону):
Так как я не знал, дату поступления в продажу этого телефона, я оставил это поле пустым, это возможно, так как поле «Дата поступления…» необязательно для заполнения.
Количество записей в таблице практически неограниченно (я делал таблице с 2 миллионами записей). Записи по умолчанию сортируются по коду в возрастающем порядке. Для удобства можно выбрать сортировку по желаемому полю. Для этого достаточно выбрать столбец, соответствующий искомому атрибуту и, нажав по нему правой кнопкой мыши выбираем сортировку «От А до Я», соответствующую возрастающему порядку или «От Я до А», соответствующую убывающему порядку.
На этом мы заканчиваем краткое знакомство с таблицами в базах данных Microsoft Access. В следующих статьях мы подробно рассмотрим типы полей, запросы, формы и многое другое. Всем спасибо за то, что прочитали мою статью!
Цель работы:
1. Разработать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы.
2. Заполнить таблицы записями
3. Установить связи между таблицами (1 - 1; 1 - ?; ? - ?)
Выполнение работы.
Сначала создадим структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, затем установим связи между ними.
v Создание структуры таблиц.
Открыв MS Access , мы видим, что таблицу можно создать тремя способами.
1. Создание структуры таблиц с помощью мастера. Здесь автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблицы. Для создания нужно выполнить следующие действия:
ь Из списка образцов таблиц выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу, а из списка образцов полей - поля таблицы, с помощью кнопки > разместить их в списке полей новой таблицы. Сформировав список полей - <Далее>.
ь В окне с запросом о задании имени таблицы указать способ определения ключа.
ь Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими. В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и ОК.
ь Выбор режима дальнейшей работы: изменить структуру таблицы, ввести данные в таблицу или ввести данные непосредственно в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером. После выбора режима <Готово> .
2. Создание структуры таблиц с помощью Конструктора.
ь Создание имен полей, типов полей. В этом режиме в верхней части окна находится таблица, в которую заносятся: Имя поля, Тип данных, Описание.
ь Создание ключевого поля. Выделить необходимое поле. Команда Правка - Ключевое поле . В таблице напротив этого поля появится ключ, что означает, что данное поле является ключевым.
ь Заполнение таблицы. Из режима Конструктора переходим в режим таблицы (Вид - Режим таблицы) и заполнить ее.
3. Создание таблицы путем ввода данных. Этот способ является более простым и наглядным
ь В появившемся окне находится созданная по умолчанию таблица, в которой содержится 10 столбцов и 20 строк. Ввести данные.
ь Создание ключевого поля. Чтобы определить Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора - команда меню Вид - Конструктор . Выделить поле Код Правка - Ключевое поле .
ь Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить верно ли выбраны типы данных.
v Создание связей между таблицами.
Связывание таблиц. При этом необходимо закрыть все таблицы БД. Выбрать команду Сервис - Схема данных . В появившемся диалоговом окне Схема данных добавить таблицы, которые нужно связать: Связи - Добавить таблицу . В окне Добавление таблиц выбрать связываемые таблицы и нажать Добавить . Закрыть окно. В окне диалога Схема данных появятся связываемые таблицы. Выбрать поле связи (ключевое поле) в первой таблице и, не отпуская переместить его в соответствующее поле другой таблицы. На экране появится окно Изменение связей . Здесь необходимо проверить правильность имен связываемых полей и установить обеспечение целостности данных. Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих полей. У них должен совпадать тип данных.
Условие целостности данных - это набор правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Они делают невозможным случайное удаление или изменение связей данных.
Ограничения:
1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Но можно вводить пустые значения, показывающие, что записи не связаны.
2. Нельзя удалять записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
3. Нельзя изменять значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью.
Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, нужно включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления. При установленном флажке Каскадное обновление связанных полей изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных таблицах. При установленном флажке Каскадное удаление связанных записей удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Эти флажки устанавливаются в окне диалога Изменение записей только после установки опции Обеспечение целостности данных.
Затем нажать кнопку Создать . После этого окно Схема данных примет иной вид.
В MS Access существует 4 типа связей:
Ш «один-к-одному» - одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. (В нашем случае это связь между таблицами Виды услуг и Расценка на заработную плату.)
Ш «один-ко-многим» - каждая запись главной (первой) таблицы может быть связана с любым числом записей второй таблицы. Но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. (У нас так связаны таблицы Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители с таблицей Спрос на услуги салона.)
Ш «многие-к-одному» - также как предыдущая связь. (У нас так связана таблица Спрос на услуги салона с таблицами Расценка на з/п, Косметические средства, Посетители и Исполнители.)
Ш «многие-ко-многим» - каждая запись главной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы. И наоборот. Эта связь представляет собой две связи 1 - ? через третью таблицу. Для этого выполняются следующие действия: создается третья (связующая) таблица с полями, описание которых совпадает с описанием ключевых полей в каждой из двух связываемых таблиц; определение в новой таблице ключа, содержащего все ключевые поля двух связываемых таблиц; определение соотношения «один-ко-многим» между каждой из двух таблиц и связующей таблицей. (В нашем случае это связь между таблицами Посетители и Виды услуг через Вспомогательную)
Изменение существующей связи. Закрыть все таблицы, затем нажать Схема данных на панели инструментов. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога Схема данных, нажать кнопку Отобразить таблицу , выбрать нужную таблицу и нажать Закрыть . Далее установить указатель на линию связи, которую требуется изменить и, дважды щелкнув мышью, внести изменения в открывшемся окне Изменение связей .
Удаление связи.
Нажать Схема данных,
выделить мышью линию связи, которую нужно удалить. Нажать клавишу
Вывод: мы научились разрабатывать структуру таблиц собственной базы данных, используя различные способы, и устанавливать связи между этими таблицами.
СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы БД, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Access конструирует в диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы, отчеты.
Множество мастеров Access 7.0 помогает пользователю выполнить работы, не прибегая к конструированию, разработать формы, запросы, отчеты, анализировать таблицы БД и даже полностью создать одну из многочисленных типовых баз данных.
Пакет Microsoft Access можно применять для поиска и обработки всевозможных данных и для подготовки отчетных документов. Он представляет собой систему управления связными базами данных, позволяющую сгруппировать данные по различным темам в таблицы, а затем создать связи между таблицами. Это дает возможность объединять связные сведения, избегая при этом ненужного дублирования данных, что приводит к экономии ресурсов компьютера, увеличению скорости и точности обработки информации.
Таблицы – создаются пользователем данных для их хранения по одному объекту модели данных предметной области.
Запросы необходимы для выборки нужных данных из одной или несколько связанных таблиц. Запрос может формироваться с помощью:
Запросов по образцу (QBE),
Языка структурирования запросов (SQL).
С помощью запросов можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе существующих.
Формы предназначены для ввода, просмотра, корректировки взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении пользователя.
Отчеты предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.
Макросы содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разрозненные операции обработки данных в приложении. Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования.
Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений.
В MS Access 2000 добавлен новый объект Страницы доступа к данным, предназначенные для просмотра и работы через Internet или интрасеть с данными, хранящими в БД Access или БД MS SQL Server. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web страниц и может включать также данные из других источников, таких, как MS Excel.
Диалоговое окно Access содержит:
Строку заголовка;
Строку меню;
Панели инструментов;
Строку состояния;
Рабочее поле.
Создание базы данных . Для создания новой базы данных из меню следует выбрать команду Файл/Создать . Затем выбрать вкладку Общие и активизировать ярлык «База данных». В открывающемся диалоговом окне необходимо указать имя создаваемой базы данных. Для открытия уже существующей базы следует выбрать команду Файл/Открыть . Когда база данных откроется, на экране появится окно базы данных, из которого можно получить доступ ко все содержащимся в ней таблицам, запросам, формам, отчетам, макросам и модулям и страницам доступа к данным.
Работа с БД в Access начинается с создания таблиц.
Создание таблицы БД состоит из двух этапов:
1) определяется структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей;
2) проводится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Для создания таблицы необходимо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать. Затем выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц.
Режим Конструктора.
Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание (краткий комментарий, а также общие свойства).
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя.
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.
В Access допускается использование следующих основных типов данных:
Текстовый;
Мемо (текст большого размера);
Числовой (конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве «Размер поля»);
Денежный;
Дата/время;
Счетчик (используется для определения уникального системного ключа таблицы);
Логический;
Поле объекта OLE.
Список типов полей вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля.
Общие свойства полей задаются для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.
Свойства полей:
· Размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;
· Формат поля задает формат отображения данного на экране или печати;
· Число десятичных знаков задает число знаков после запятой для числового и денежного типов данных;
· Подпись поля задает текст, который выводится в заголовке таблиц, форм, отчетов;
· Условие на значение задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода;
· Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушение условия на значение.
Определение первичного ключа. Для создания связи между таблицами необходимо определить первичный ключ для каждой таблицы. Для этого выделяются поля, составляющие ключ и нажимается кнопка «Ключевое поле». Для ключевого поля автоматически строится индекс, который всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.
После определении структуры таблицы ее надо сохранить с пустым именем. После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы – созданию записей.Переход в режим таблицы осуществляется нажатием кнопки «Представление таблицы».
Ввод данных в таблицу.
Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна БД надо выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.
При заполнении таблиц, для связей между которыми не определены параметры целостности, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. При одно – многозначных отношениях таблиц и вводе записей в подчиненную таблиц необходимо отслеживать наличие записей с вводимыми значениями ключевых полей в главной таблице. При изменении (удалении) ключевых полей в записях главной таблицы необходимо изменять (удалять) связанные с ними записи в подчиненных таблицах.
После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введено значение, не соответствующее типу данных поля, Access пытается преобразовать его в правильный тип данных.
Схема данных в Access.
Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.
Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД.
Взаимосвязи таблиц. Схемаданных задает структуру БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Схема данных является графическим образом БД. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц. Схема данных ориентирована на работу с таблицами, отвечающими требованиям нормализации, между которыми установлены связи 1:М и 1:1 с обеспечением целостности БД. Поэтому схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью.
При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является неключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь один ко многим от главной таблице к подчиненной.
Связи – объединения. При выборе в качестве поля связи в главной таблице неключевого поля Access сообщает, что тип отношения не может быть определен. В этом случае между таблицами возможно установление только связи – объединения. Связь – объединение обеспечивает объединение записей двух таблиц, имеющих одинаковые значения в поле связи. Причем производятся объединение каждой записи из одной таблицы с каждой записью из другой таблицы при условии равенства значений в поле связи. Результатом объединения записей, который определяется выбором одного из трех способов, может быть:
Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;
Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из первой таблицы (для которых нет связанных во второй) с пустой записью второй таблицы;
Объединение тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают, а также объединение всех записей из второй таблицы, для которых нет связанных в первой, с пустой записью первой таблицы.
Создание схемыданных начинается в окне БД с выполнения команды Сервис/Схема данных или нажатия соответствующей кнопки. После этого можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных, и приступить к определению связей между ними. Для установления связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь, и протащить курсор мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы.
Для запуска MS Access в главном меню MS Windows (кнопка Пуск )выбирают Все п рограммы (All Programs ) / MS Access / Создание / Новая база данных .
Откроется окно Файл базы данных , в котором следует указать место сохранения базы данных, имя базы данных и нажать кнопкуСоздать . Сохранить файл базы данных необходимо до создания таблиц, т. е. создать пустую базу данных, в которую впоследствии можно поместить таблицы, формы, запросы, отчеты.
Способы создания таблицы
В MS Access вся информация хранится в виде таблиц. Таблицей является совокупность данных, которые относятся к одному информационному объекту. Каждому информационному объекту соответствует отдельная таблица, что позволяет избежать повторения сохраняемых данных. Каждая строка таблицы называется запись , а столбец – поле . Запись включает в себя набор данных об одном объекте, например, код товара, наименование товара, цена товара. Поле содержит однородные данные о всех объектах, например, коды всех занесенных в таблицу товаров. Количество полей в записи и их тип определяются в процессе проектирования базы данных.
Для создания таблицы следует открыть базу данных и на вкладке Таблица щелкнуть на кнопкеСоздать.
Откроется диалоговое окно Новая таблица .В этом окне можно выбрать один из пяти возможных способов создания таблицы:
Режим таблицы (Datasheet View ) – таблица создается путем ввода имен полей в заголовок каждого столбца;
Конструктор (Design View ) – таблица создается путем составления списка имен полей и задания свойств каждого поля;
Мастер таблиц (Table Wizard ) – таблица создается автоматически с помощью программы-мастера, которая предлагает выбрать поля из списка и содержит заголовки для различных видов таблиц (свыше 100);
Импорт таблиц (Import Table ) – таблица создается путем импорта данных из другой базы или из другой электронной таблицы;
Связь с таблицами (Link Table ) – таблица создается путем установления связей с таблицей, существующей в другой базе данных.
Если речь идет о создании новой таблицы, то удобнее всего воспользоваться для этого режимомКонструктора (Design View ). Этот способ позволяет одновременно задать поля будущей таблицы и назначить свойства этих полей.
Создание таблицы в режиме Конструктора
Для создания таблицы в режиме Конструктора необходимо выбрать строку Конструктор в окнеНовая таблица и нажать кнопкуОК . Откроется окно конструктора таблицы (Рисунок 1 .1).
Рисунок1.1 − Создание таблицы в режиме Конструктора
Окно Конструктора таблицы имеет следующую структуру:
– столбец маркировки. Черный треугольник в этом столбце указывает на ту строку, в которой в данный момент находится курсор ввода; значок ключа – на то, что данное поле является ключевым;
– столбец Имя поля;
– столбец Тип данных;
– столбец Описание.
В нижней левой части окна Конструктора представлены свойства поля, на котором стоит курсор.
В нижней правой части окна Конструктора отображается справочная информация о допустимых на каждом этапе проектирования действиях.
Определение имен полей и типов данных
Имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме точек, восклицательных знаков и прямых скобок. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами, посколькуAccessидентифицирует поле по его имени.
Тип данных указывает, какие данные могут быть введены.MS Access позволяет выбрать один из следующих типов данных:
Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);
Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел;
Дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени;
Денежный – тип данных для хранения денежных сумм;
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование − для порядковой нумерации записей;
Логический – для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет);
Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектовOLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей Мемо, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной);
Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это метод, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
По умолчанию устанавливается тип данных Текстовый . Чтобы изменить тип данных, надо щелкнуть мышью на строке поля в столбцеТип данных , после чего щелкнуть на кнопке раскрывающийся список и выбрать из раскрывающегося списка нужный тип данных.
