≡× МЕНЮ

• Гаджеты
• Android
• Windows
• Ios
• Блог

Описание ресурсов в MS Project. Назначение ресурсов в MS Project Типы ресурсов ms project

задачи проекта . Список ресурсов будет содержать рабочие ресурсы или материальные ресурсы. Рабочие ресурсы - это сотрудники или оборудование; материальные ресурсы - это расходные материалы или сырье, например бетон, древесина или гвозди.

1. В поле Название ресурса введите название ресурса.
2. В поле Тип определите тип ресурса: рабочий или материальный.
3. Чтобы обозначить группы ресурсов, в поле Группа в качестве названия ресурса введите название группы.
4. Для каждого рабочего ресурса (сотрудники или оборудование) в поле Макс. единиц введите в процентах максимальное число единиц, доступных для этого ресурса. Например, введите значение 300%, чтобы указать, что доступны три единицы полной занятости определенного ресурса.
5. Для каждого материального ресурса (расходного материала для проекта) в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса, например тонны.

Если производится работа с диаграммой Ганта или другими представлениями задач, можно ввести дополнительные названия ресурсов. Чтобы назначить дополнительные ресурсы, нажмите кнопку Назначить ресурсы и введите название ресурса в поле Название ресурса. Кроме того, чтобы импортировать ресурсы из Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory или сервера Microsoft Project Server , можно нажать кнопку Параметры списка ресурсов, а затем кнопку Добавить ресурсы.

Кроме того, для быстрого создания списка ресурсов может быть использована боковая область Выбор ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Выбор людей и оборудования для проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

Изменение графика работы ресурса

Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре проекта, являются стандартными рабочими часами и выходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить.
2. В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и откройте вкладку Рабочее время.
3. Выберите в календаре дни, которые требуется изменить. Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.
4. Выберите параметр стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project , т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00.
5. Если выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.
6. Нажмите кнопку OK.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы и выходные дни, например вторая смена или другие выходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного календаря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

Для быстрого изменения графика работы ресурса можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Определение рабочих часов для ресурсов. Следуйте инструкциям в боковой области.

Назначение ресурсов задачам

Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта .
2. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.
3. В поле Название ресурса выберите ресурс, которой требуется назначить задаче.
4. Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 процентов, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче.
5. Чтобы назначить несколько разных ресурсов, выберите названия этих ресурсов, удерживая клавишу CTRL .
6. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 процентов. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.
7. Нажмите кнопку Назначить.
8. Галочка слева от столбца Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.
9. Нажмите кнопку Закрыть.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить. Выберите один или несколько ресурсов для назначения, а затем нажмите кнопку OK

Для быстрого назначения ресурсов можно использовать боковую область Назначение ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Назначение людей и оборудования задачам. Следуйте инструкциям в боковой области.

Проверка и изменение назначений ресурсов

В представлении "Использование ресурсов" отображаются ресурсы проекта и назначенные им задачи, сгруппированные под каждым ресурсом. С помощью представления "Использование ресурсов" можно определить количество часов, запланированных для работы ресурса над каждой задачей, а также ресурсы с превышением доступности. Кроме того, определяется время, которое может быть выделено каждому ресурсу для дополнительных трудозатрат.

1. В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.
2. В столбце Название ресурса просмотрите назначения ресурсов.
3. Чтобы заменить для задачи один назначенный ресурс на другой, выберите нужную строку, установите указатель на поле "Идентификатор" (самый левый столбец), а затем перетащите задачу под новый ресурс.

Имеется возможность изменить единицы шкалы времени, например, с дней на недели. В меню Формат выберите команду Шкала времени и вкладку Нижний уровень. Выберите в поле со списком Единицы нужные единицы для шкалы времени. То же самое можно выполнить на вкладках Средний уровень и Верхний уровень.

Если название ресурса выделено красным жирным шрифтом, это означает, что ресурс перегружен.

В результате выполнения всех описанных действий к проекту добавлены сотрудники, оборудование и материалы, определены графики работы, а задачам назначены ресурсы. Если используется средство интерактивной совместной работы группы, например, сервер Microsoft Project Server , назначения будут опубликованы для принятия членами группы

Ввод затрат

Если требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета.

Для ресурсов можно ввести нормы на использование и сверхурочную работу, планировать повышение оплаты ресурса и выбрать срок начисления затрат. Кроме того, сведения о затратах можно просматривать различными способами.

В Microsoft Project возможно назначение норм затрат на работу ресурсов и на материальные ресурсы, поэтому допускается точное управление затратами на проект. Для ресурсов можно назначить стандартные нормы затрат, нормы затрат на сверхурочную работу или нормы затрат на использование

Назначение затрат ресурсам

• В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.
• В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.
• В поле Название ресурса выберите ресурс или введите название нового ресурса.
• В поле Тип выберите значение Трудозатраты, если ресурсом является сотрудник или механизм, или значение Материалы, если ресурсом являются расходные материалы или сырье (например цемент).
• Для рабочих ресурсов в полях Стандартная ставка, Ставка сверхурочных работ или Затраты на использование введите нормы затрат на ресурс. Для материальных ресурсов в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса (например тонны), а в полях Стандартная ставка или Затраты на использование введите норму затрат.
• Нажмите клавишу ENTER .

Для любого нового введенного ресурса можно установить стандартные ставки и ставки за сверхурочную работу по умолчанию. В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Общие. В полях Стандартная ставка по умолчанию и Ставка сверхурочных работ по умолчанию введите новые ставки. Если требуется использовать эти значения для всех будущих проектов, нажмите кнопку По умолчанию.

Для одного ресурса можно учесть различные нормы затрат. В примере рассматриваются: изменение нормы затрат для ресурса в ходе проекта, оплата ресурса по различным ставкам для разных назначений и различные разряды материальных ресурсов. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов. В поле Название ресурса выберите ресурс и нажмите кнопку Сведения о ресурсе. Введите сведения на вкладке Затраты.

Планирование ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии

Мишкино 2015

Введение
1. Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.
1.2. Редактирование свойств ресурсов
1.3. Методология планирования материальных ресурсов
1.4. Методология планирования затратных ресурсов
2. Назначение ресурсов по внедрению компьютерной программы на производственном предприятии
Заключение
Список используемых источников

Введение

Microsoft Project – программный продукт компании Microsoft, призванный помочь менеджерам и руководителям в планировании и управлении проектами.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Целью работы является изучение в программного продукта Microsoft Project назначение и действие различных видов ресурсов.

В соответствии с данной целью в исследовании поставлены следующие задачи:

1.Изучить типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

2. Определить методологию планирования ресурсов.

Теоретической и методологической основами исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых, исследовавших производственную и социальную инфраструктуры, Internet ресурсы, фактическим материалом, данные примера расчета завершения проекта в назначенный срок и определения резервов времени для завершения проекта.

Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение в проекте.

После создания предварительного календарного плана необходимо переходить к ресурсному планированию, чтобы определить:

· Конкретных исполнителей задач;

· Ответственных за достижение результата;

· Длительность задачи с учетом возможной ограниченной доступности ресурсов.

· Потребность в материалах, оборудовании, деньгах в тот или иной период исполнения проекта;

· Календарный график с учетом ограничений (недостаточности) ресурсов.

Под ресурсами в Microsoft Project понимаются люди, машины, механизмы, оборудование, материалы, затраты/доходы и поддерживаются три типа ресурсов:

Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта. Через тип «трудовой» вы должны моделировать те ресурсы, по которым нужно учитывать их загрузку/перегрузку, достаточность или недостаточность, например, загрузку десяти рабочих. Так, если у вас доступно только десять рабочих, а в проекте нужно пятнадцать рабочих, Microsoft Project покажет, когда не хватает того или иного количества рабочих.

Трудовые ресурсы влияют на длительность задач.

Материальные ресурсы используются для моделирования материалов, необходимых для создания результата проекта. Также:

a. Через данный тип моделируются подрядчики, если вас в проекте не интересует, сколько людей конкретного подрядчика будет выполнять ту или иную работу.

b. Через материальный тип ресурса моделируются также статьи затрат, если нужно учитывать их списание в единицу времени, например, аренда крана стоит 500 грн. в час.

c. Через материальные ресурсы моделируются статьи в случае, если оплата идет в валюте, отличной от валюты проекта, например, закупка лифта в долларах.

d. Через материальный тип моделируются доходы или поступления в проект, так как у материального типа ресурса можно задавать значение его стоимости равным, например, минус один (-1).

e. Через данный тип ресурса, можно моделировать трудовые ресурсы, если вам не нужно, чтобы длительность задач менялась, и вы хотите вести ежедневный учет ресурсов (Возможно спорный пункт, но он не догма и не аксиома, ведь, например, Microsoft Project умеет считать количество трудовых ресурсов на задаче, но не позволяет вводить требуемое количество на каждый день, а материальный тип это позволяет).

f. Физические объемы (м3, м2, тонны) работ моделируются через данный тип.

Затратные ресурсы , необходимы для моделирования затрат, связанных с той или иной задачей, но не зависящих ни от длительности задач, ни от назначенных на нее трудовых ресурсов, например, если нужно смоделировать положительное воздействие на того или иного чиновника, для ускорения принятия им положительного решения.

1.1. Методология планирования трудовых ресурсов

Люди, машины и оборудование необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:

1. Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;

2. Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько нужно единиц конкретного ресурса для выполнения работы.

Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник ее отдела кадров, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Последний же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.

Перечень механизмов и их стоимости в час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.

Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:

1. Адресной книге Microsoft Outlook (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…), Рисунок 1 ;

Рисунок 1. Создание ресурса в Microsoft Project из адресной книги Outlook

2. Active Directory (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory»);

3. Пуле ресурсов (закладка «Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…»).

Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.

4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Project Server 2013 или Project Online.

Соответственно, если вы работает с Project Server 2013 или Project Online, то ресурсы, хранящиеся в базах данных продуктов, называются корпоративными, а те, которые существуют только в вашем файле проекта, называются локальными.

Рисунок 2. Добавление ресурсов из адресной книги или ActiveDirectory

Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название, и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой, или Материальный, или Затраты), Рисунок 3 .

Если вам необходимо добавить ресурсы из адресной книги или ActiveDirectory, нужно нажать на кнопку «Добавить ресурсы» и выбрать нужный пункт.

Рисунок 3. Типы ресурсов

Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:

1. Универсальный. Данные ресурсы, Рисунок 3, используются для определения требований к персоналу для проекта, например, к плотникам и разработчикам. Так очень часто, в долгосрочных проектах, заранее неизвестно, какая конкретно личность необходима для выполнения конкретной задачи. Поэтому сначала определяется потребность через универсальные ресурсы, т.е. для исполнения любой случайной задачи планируется имеющийся ресурс.

Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server или Project Online) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server или Project Online, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист, у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Project Server или Project Online) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Project Professional 2013 к Project Server 2013 или Project Online).

После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами.

Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Project Server, так, как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам.

Планирование через универсальные ресурсы позволит, особенно, если в вашей компании есть достаточное количество персонала, которое может выполнять одинаковую работу (10 юристов или 5 маркетологов), уйти от личностного фактора, когда руководители проектов стремятся набрать «удобных» им сотрудников, что естественно может привести к перегрузке «удобных» и недогрузке «неудобных».

2. Бюджетный. Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на проект бюджета, т.е. позволяют руководителю проекта указать, сколько у него есть доступных средств, чтобы сравнить с той потребностью, которая нужна для реализации проекта.

Например, у вас есть бюджет на материалы в размере 350 тыс. р. Исходя из потребности в материалах в проекте, Microsoft Project рассчитает, что для реализации проекта, нужно на материалы потратить 323,6 тыс. р. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую сумму, можно будет увидеть разницу, Рисунок 4 .

На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только на суммарную задачу проекта.

Рисунок 4. Сравнение бюджета с реальной потребностью

Кроме того, у каждого типа ресурсов, может быть два варианта резервирования (выделенный или предложенный):

· Выделенный (вариант резервирования по умолчанию) – вариант резервирования ресурсов. Выделенный тип резервирования обозначает, что в случае назначения ресурса на задачу, его загрузка, время и часы, необходимые для выполнения работы, будут учитываться при анализе общей доступности и загрузке ресурса. Данный тип резервирования используется в случае, если вы точно уверены, что именно конкретный ресурс будет выполнять данную работу.

Если вы работаете с Project Server 2013 или Project Online, то при назначении выделенного ресурса на задачу и публикации проекта (п. 10.3), данный выделенный ресурс сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

· Предложенный – вариант резервирования ресурса, используется на этапе планирования проекта, когда вы еще не уверены в том, будет ли данный ресурс выполнять работы в вашем проекте или нет. Назначение ресурса с вариантом резервирования «предложенный» не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. По предложенным ресурсам не делается выравнивание ресурсов.

При работе с Project Server 2013 или Project Online, при назначении предложенного ресурса на задачу и публикации проекта, данный ресурс не сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.

Так, Рисунок 5 , на графике загрузке выделенного ресурса, Вауса Клурмана, его перегрузка, выделенная красным цветом, а перегрузка предложенного ресурса, Гоба Белдофа, перегрузка показывается стандартным цветом, настроенным для неперегруженных ресурсов.

Рисунок 5. Выделенные и предложенные ресурсы

Один из наиболее важных аспектов работы руководителя проектов - отслеживать назначения всех ресурсов, чтобы эффективно сбалансировать их рабочие нагрузки. У одних ресурсов возможно превышение доступности, а у других - неполная загруженность. Просматривая рабочие нагрузки и доступность в Microsoft Project, вы можете оценить, насколько эффективно ваши ресурсы задействованы в проекте и требуется ли внести корректировки.

На вкладке Задача или Ресурс Вид выберите элемент Использование ресурсов .

Во многих представлениях ресурсов, включая и "Использование ресурсов", ресурсы с превышением доступности отображаются красным цветом. Превышение доступности означает, что превышено максимальное число единиц ресурса в определенный период времени. На листах ресурсов в поле индикатора для ресурсов с превышением доступности также появляется индикатор выравнивания нагрузки ресурса. Посмотрите на индикатор и назначения задач, чтобы оценить, допустимо ли превышение доступности.

Примечание: В представлении "Использование ресурсов" отображаются назначения ресурсов не только для задач текущего проекта, но и суммарные. Суммарные назначения ресурсов показывают общий объем работы, назначенной ресурсу во всех проектах. Для отображения суммарных назначений ресурсов необходимо подключиться к серверу Microsoft Project и открыть корпоративный проект. Если вы не хотите, чтобы строки суммарных назначений учитывались в итогах, показанных в представлении "Использование ресурса", выделите эти строки и нажмите клавишу DELETE.

На вкладке Задача или Ресурс в раскрывающемся меню группы Вид выберите элемент Использование ресурсов .

На вкладке Формат нажмите кнопку Добавить подробности .

В списке Доступные поля выберите Процент загрузки и нажмите кнопку Показать .

.

Совет: Вы можете увеличить масштаб на период, показанный на шкале времени (например, вы можете изменить представление с дней на часы), нажав кнопку увеличить (+) в правом нижнем углу окна. Кроме того, вы можете увеличить масштаб за период времени (например, вы можете изменить представление с дней на недели), нажав кнопку уменьшить (-) .

В центре проектов Ресурсы .

Ресурсы в группе Переход выберите элемент Планирование загрузки .

На вкладке Доступность в группе Представления

• Трудозатраты по ресурсам .

  Оставшееся время .

  Использование ресурсов .

В таблице Подробности

Совет: Доступность выберите элемент Задать диапазон дат , а затем в полях окна Определение диапазона дат выберите новые даты.

На вкладке Ресурс в группе Вид выберите представление График ресурсов .

В левом окне проверьте имя первого ресурса, прокручивая экран влево или вправо.

В группе Вид выберите в раскрывающемся списке элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов .

На вкладке Вид в группе Данные откройте раскрывающееся меню Фильтр и выберите элемент .

Чтобы снова увидеть полный список ресурсов, в раскрывающемся меню Фильтр выберите элемент Нет фильтра .

Примечание: Даже без использования фильтра вы легко определите, у каких ресурсов превышена доступность, поскольку их имена выделяются красным цветом в любом представлении ресурсов. Кроме того, в представлениях "Лист ресурсов" и "Использование ресурсов" в поле индикатора для таких ресурсов предлагается выровнять нагрузку.

В любом представлении задач, например "Диаграмма Ганта" или "Сетевой график", на вкладке Ресурс в группе Выравнивание выберите элемент Следующее превышение доступности .

В группе Вид выберите элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов .

На вкладке Вид в раскрывающемся меню Группировка выберите элемент Создать группу .

В поле Имя поля выберите вариант Превышение доступности .

В поле Порядок выберите вариант По возрастанию или По убыванию .

Если вы выберете порядок По возрастанию

затем по и выберите значение пик .

Укажите имя группы и нажмите кнопку Применить .

Превышение доступности: Да

Чтобы снова отобразить ресурсы в первоначальном порядке, в раскрывающемся списке Группировка выберите элемент [Нет группы] .

В группе Вид выберите элемент Использование ресурсов .

На вкладке Формат в группе Подробности установите флажок Оставшееся время .

В строке Ост. доступн.

В группе Вид выберите элемент График ресурсов .

На вкладке Формат в раскрывающемся меню Диаграмма выберите элемент Доступность по трудоемкости .

Чтобы перейти к следующему ресурсу, у которого есть доступное время, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками в левой области.

Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2007.

В этой статье

Просмотр рабочей нагрузки ресурса в представлении "Использование ресурсов"

В меню Вид выберите элемент Использование ресурсов .

В той части представления "Использование ресурсов", где показана таблица, проверьте имена ресурсов и назначенные им задачи.

В той части представления, где показана шкала времени, посмотрите, как распределена работа в выбранном периоде времени.

Во многих представлениях ресурсов, включая и "Использование ресурсов", ресурсы с превышением доступности отображаются красным цветом. Превышение доступности означает, что превышено максимальное число единиц ресурса в определенный период времени. На листах ресурсов в поле индикатора для ресурсов с превышением доступности также появляется значок , указывающий, что нагрузку ресурса нужно выровнять. Посмотрите на индикатор и назначения задач, чтобы оценить, допустимо ли превышение доступности.

Предположим, две задачи с одинаковой длительностью четыре часа начинаются и заканчиваются одновременно. Если вы назначаете обе задачи Глебу, технически у него получается превышение доступности, поскольку в четырехчасовой интервал ему нужно выполнить две задачи, то есть Глеб загружен на 200 процентов. Но если задано выравнивание по дням, нагрузку Глеба не требуется выравнивать, поскольку в течение всего дня его восьмичасовая трудоспособность не превышается.

Примечание: В представлении "Использование ресурсов" отображаются назначения ресурсов не только для задач текущего проекта, но и суммарные. Суммарные назначения ресурсов показывают общий объем работы, назначенной ресурсу во всех проектах. Для отображения суммарных назначений ресурсов необходимо подключиться к серверу Microsoft Office Project и открыть корпоративный проект. Если вы не хотите, чтобы строки суммарных назначений учитывались в итогах, показанных в представлении "Использование ресурса", выделите эти строки и нажмите клавишу DELETE.

Можно также изменить представление "Использование ресурсов", чтобы в нем на шкале времени отображались все назначения ресурсов и проценты их рабочей загрузки. Таким образом вы увидите все назначения по ресурсам, а также насколько полно они задействованы для работы над назначенными задачами в выбранный период времени.

В меню Вид выберите элемент Использование ресурсов .

В меню Формат выберите элемент Стили подробных данных .

В списке Доступные поля выберите Процент загрузки и нажмите кнопку Показать .

Просмотрите шкала времени часть представления. В поле "выДелено" . добавленной строки можно просмотреть процент общего количества доступных рабочее время ресурса, выделенных для назначений в течение выбранного периода времени. Кроме того, в представлении "Шкала времени" отображаются как трудозатраты ресурса с превышением доступности, так и процент выделения в красном виде, что позволяет точно определить, когда ресурс становится превышением доступности.

Совет: Вы можете увеличить масштаб на период, показанный на шкале времени (например, вы можете изменить представление с дней на часы), щелкнув масштаб в . Кроме того, вы можете увеличить масштаб за период времени (например, вы можете изменить представление с дней на недели), нажав кнопку уменьшить масштаб .

Просмотр сведений о доступности корпоративных ресурсов в Project Online

Чтобы найти ресурсы с превышением доступности или неполной загруженностью во всех или только в одном проекте, вам нужно открыть Project Online и посмотреть на диаграмму и таблицу доступности ресурсов.

В центре проектов Project Online в меню слева щелкните Ресурсы .

Установите флажки около тех ресурсов, сведения о доступности которых хотите посмотреть, а затем на вкладке Ресурсы в группе Переход выберите элемент Планирование загрузки .

Чтобы выбрать смежные ресурсы в списке, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее нажатой, щелкните сначала первый, а затем последний ресурс. Чтобы выбрать несмежные ресурсы, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, поочередно щелкните каждый ресурс.

На вкладке Доступность в группе Представления выберите представление ресурсов.

• Чтобы отобразить назначенные трудозатраты, сгруппированные сначала по ресурсам, а затем по проектам, в которых участвуют ресурсы, выберите Трудозатраты по ресурсам .

  Чтобы отобразить назначенные трудозатраты, сгруппированные по проектам, в которых участвуют ресурсы, выберите Использование ресурсов по проектам .

  Чтобы отобразить количество времени ресурсов, которое еще доступно для работы в указанный период времени, выберите Оставшееся время .

  Чтобы отобразить объем трудозатрат, которые назначены ресурсу, выберите Использование ресурсов .

Если на предыдущей странице вы выбрали несколько ресурсов, щелкните легенду на диаграмме и выберите те ресурсы, которые хотите увидеть на диаграмме.

В таблице Подробности под диаграммой отображается шкала времени, на которой показано, сколько работы назначено ресурсу в указанный период времени.

Совет: Чтобы изменить диапазон дат на диаграмме, на вкладке Доступность выберите элемент Задать диапазон дат , а затем в полях окна Определение диапазона дат выберите новые даты.

Просмотр индивидуальных рабочих нагрузок на диаграмме

В представлении "График ресурсов" отображается линейчатое представление диаграмма и доступность отдельных ресурсов. Это представление позволяет быстро определить, является ли выделенный ресурс слишком распределенным или недостаточной в течение определенного периода времени. Кроме того, можно просмотреть процент единицы, выделенных для назначений, а также доступность максимальное число единиц ресурсов.

В меню Вид выберите элемент График ресурсов .

Проверьте имя первого ресурса в представлении "График ресурсов".

Если имя ресурса показано красным цветом, у него превышена доступность. Черным цветом показаны ресурсы, загруженные в соответствии с заданной трудоспособностью (полностью или нет).

Синие полоски (по умолчанию) показывают, что объем выделенных трудозатрат точно соответствует (или не достигает) максимальной доступности ресурса и его рабочему времени в этот период. Красные полоски (по умолчанию) показывают, что назначенная ресурсу нагрузка в этот период превышает его максимальную доступность и рабочее время.

Обратите внимание на наибольшие проценты загрузки в показанный период времени, то есть пиковые единицы для ресурса.

Пиковые единицы указаны в нижней части диаграммы.

Чтобы посмотреть диаграмму для следующего ресурса, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками.

Просмотр списка ресурсов с превышением доступности

У вас есть возможность посмотреть список только тех ресурсов, у которых превышена доступность. Для этого выберите представление "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов", а затем отфильтруйте ресурсы с превышением доступности.

В меню Вид выберите элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов .

В представлении щелкните Фильтр и выберите вариант Ресурсы с превышением доступности .

Чтобы снова увидеть полный список ресурсов, щелкните Фильтр и выберите вариант Все ресурсы .

Примечание: Даже без использования фильтра вы легко определите, у каких ресурсов превышена доступность, поскольку их имена выделяются красным цветом в любом представлении ресурсов. Кроме того, в представлениях "лист ресурсов" и "использование ресурсов" в поле индикатор появляется индикатор, указывающий на выравнивание ресурсов с превышением доступности.

Превышение доступности отображается также в представлениях задач, но не выделяется красным цветом. В представлении задач вам придется поочередно переходить к каждой задаче, в которой есть превышение доступности ресурса, потому что в этом представлении не показано, у каких ресурсов (и насколько) превышена доступность.

Группирование ресурсов с превышением доступности

В представлении "Лист ресурсов" или "Использование ресурсов" можно группировать ресурсы с превышением доступности. Ресурсы также можно группировать по пиковым единицам, которые показывают максимальный процент загрузки каждого ресурса в назначениях проекта. Просматривая ресурсы по степени превышения их доступности, вы можете в первую очередь обратить внимание на тех, у кого она самая высокая.

В меню Вид выберите элемент Лист ресурсов или Использование ресурсов .

В меню Проект Группировка и выберите пункт Настройка группировки .

В поле Имя поля выберите вариант Превышение доступности .

В поле Порядок выберите вариант По возрастанию или По убыванию .

Если вы выберете порядок По возрастанию , сначала будет показана группа ресурсов без превышения доступности, а уже после нее группа ресурсов с превышением доступности.

Чтобы создать вложенную группировку пиковые единицы, щелкните поле затем по и выберите пункт пиковые единицы .

Чтобы сохранить эту группу, нажмите кнопку сохранить . Укажите имя для группировки, а если вы хотите, чтобы группировка отображалась в меню Группировка, установите флажок Показывать в меню . Нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть диалоговое окно " Сохранение группы ".

Элементы представления группируются в соответствии с заданными условиями. Все ресурсы, у которых есть назначение, превышающее 100 процентов пиковых единиц на каком-либо этапе проекта, объединяются в группу Превышение доступности: Да . Если вы создали вложенную группу пиковых единиц, у вас может появиться дополнительная группа под названием , и т. д.

Чтобы снова отобразить ресурсы в первоначальном порядке, в поле Группировка выберите элемент Нет группы .

Поиск ресурсов с доступным временем

Если у вас есть ресурсы с превышением доступности, имеет смысл поискать в проекте ресурсы, у которых есть доступное время, чтобы более равномерно распределить рабочую нагрузку. Эта возможность пригодится также в том случае, если у вас есть дополнительные неназначенные задачи и вам нужно узнать, кто доступен для этой работы.

Доступность ресурсов определяется по следующей формуле:

доступность ресурса = емкость ресурса – (суммарное назначение ресурса + календарные исключения)

Суммарное назначение ресурса - это суммарный объем всей работы, выполняемой ресурсом, а календарные исключения - это любые исключения в основном календаре ресурса.

Чтобы найти ресурсы, которые могут поработать над задачей дополнительное время, измените представление "Использование ресурсов", включив в него данные о том, сколько времени (часов, дней или недель) ресурс доступен для дополнительных назначений. Это представление также можно использовать для перераспределения работы между ресурсами с превышенной доступностью и ресурсами с неполной загруженностью.

В меню Вид выберите элемент Использование ресурсов .

В меню Формат наведите указатель на элемент Подробности и выберите вариант Оставшаяся доступность .

В строке Ост. доступн. (оставшаяся доступность) проверьте объем работы, соответствующий оставшемуся доступному времени (или неполной загруженности) в каждый период.

Кроме того, вы можете отобразить и изменить представление графика ресурсов, чтобы просмотреть линейчатую диаграмму отдельного ресурса, которая поможет вам найти пользователей, которые могут работать с дополнительными часами по задаче. В представлении «График ресурсов» вы можете просматривать сведения о выделенных ресурсах за один раз. Вы можете просматривать количество доступных трудозатрат за определенный период.

В меню Вид выберите элемент График ресурсов .

В меню Формат наведите указатель на элемент Подробности и выберите вариант Доступность по трудоемкости .

Проверьте объем доступной работы для выбранного ресурса, показанный на диаграмме. Чтобы увидеть неполную загруженность в разные периоды времени, прокрутите шкалу времени.

Проверьте количество доступного времени для выбранного ресурса в нижней части диаграммы.

Чтобы перейти к следующему ресурсу, у которого есть доступное время, нажмите клавишу PAGE DOWN или воспользуйтесь полосой прокрутки либо клавишами со стрелками.

5.1. Общие понятия

Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (Компьютеры, и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.

Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.

5.2. Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project

После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться . Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

Как же добавлять ресурсы в проект, планировать и определять степень их возможного участия в проекте?

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Например:

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс -- сотрудник, а второй -- если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями. В моем случае это будет трудовой ресурс.

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок.

Обычно, необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.

После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), мы видим список всех требуемых проекту сотрудников.

5.3. Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов

Превышение доступности ресурса заключается в том , что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

5.4. Обоснование, назначение ресурсов задач из WBS;

WBS декомпозируется до уровня, необходимого для планирования и контроля. В общем случае это будет детализация до уровня, по крайней мере, на один уровень ниже, требуемого для отчетности - позволяющего осуществлять эффективное планирование, контроль, и измерение выполнения отдельных работ с однозначно определяемыми ресурсами.

Хотя полное определение ресурсов будет возможно на стадии детального планирования, нужно в целом понимать, как это будет выполняться, и что данный уровень детализации WBS поддерживает необходимый объем работ.

Чтобы соответствующим образом подготовиться к планированию ресурсов в соответствии с WBS, необходимо рассмотреть следующие вопросы при определении уровня детализации WBS:

· Все ли работы запланированы с достаточной степенью детализации, необходимой для формирования и соблюдения обязательств?

· Существует ли возможность установления и контроля индивидуальных назначений ресурсов на работы со структурой отчетности, определенной данной WBS?

· Можно ли определить назначения на работы при постепенном расширении WBS? Будут ли они обоснованы как при разворачивании WBS сверху-вниз, так и при сборе данных снизу-вверх?

· Как обычно производится назначение ресурсов на работы и их контроль?

· Будут ли назначения ресурсов на работы согласованы с формальной системой расчета расписания?

· Как будут распределяться бюджеты?

· Можно ли будет связать бюджет с предполагаемым увеличением работы?

· Можно ли измерить увеличение объема работы на приемлемом уровне (т.е. соответствует ли уровень детализации WBS эффективному планированию и контролю)?

· Можно ли логически собрать данные по индивидуальным рабочим заданиям (т.е. можно ли работы, определенные в WBS, сгруппировать логически)?

· Вовлечено ли в проект более одной организации (в противном случае перед детальным планированием ресурсов необходимо утверждение WBS у других участников проекта)?

· Как будет определяться состояние работ в процессе выполнения проекта?

Как я уже обозначил в моем проекте (т.е. на стадии организации проекта) будут использованы лишь трудовые ресурсы. Т.е., сотрудники проекта - это прежде всего директор фирмы, который будет решать все наиболее важные для фирмы вопросы, начиная от идеи, (также в нашем случае и составления бизнес-плана), и заканчивая выбором помещения.

Конечно, степень участия директора предприятия в организационном процессе, может иметь разный процент. Поэтому, вопросы на более низшем уровне, либо помощь в решении главных вопросов, может лечь на плечи менеджера организации. В его обязанности может входить как выбор необходимых материалов и оборудования, так и подготовка в оформлении регистрационных документов. Менеджер может помочь в выборе помещения, а также в проработке маркетинговой концепции.

Пользуясь руководством дизайнера-проектанта, также участника данного процесса, можно быстро и качественно произвести необходимый ремонт помещения, подготовить рекламную кампанию фирмы, помочь в обучении сотрудников. .

Диаграмма использования ресурсов

Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа нагрузки ресурсов в проектных работах. Диаграмма позволяет оценить общую нагрузку ресурса за любой период времени и проанализировать, из участия в каких задачах она складывается.

Рис. 8.9. Диаграмма использования ресурсов

В таблице, располагающейся слева от диаграммы (рис. 8.9, файл 2.mрр), приведен список ресурсов, и под каждым из ресурсов приведен список задач, использующих этот ресурс. На диаграмме расположены ряды данных, в которых отображаются данные как о суммарной работе ресурса, так и о работе в рамках выполнения отдельных задач.

MS Project: Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней

Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней

При форматировании диаграммы использования ресурсов применяются те же приемы, что и при форматировании диаграммы использования задач. Существующие отличия в возможностях форматирования касаются только некоторых деталей. В диалоговом окне настройки отображаемых на диаграмме данных (вызываемом командой меню Format > Detail Styles (Формат > Стили подробных данных)) используется псевдополе All Resource Rows (Все строки ресурсов), с помощью которого можно определять формат строк, содержащих сводные данные о ресурсе.

В диалоговом окне форматирования текстовых стилей Format > Text Styles (Формат > Стили текста) стиль Assignment Row (Строка назначения) соответствует строкам с названиями задач (а не названиям ресурсов, как на диаграмме использования задач).

Редактирование данных на диаграмме использования ресурсов осуществляется так же, как и на диаграмме использования задач. Для изменения информации нужно выделить соответствующую ячейку и ввести данные, после чего все связанные данные автоматически обновятся.

Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

При работе с диаграммами можно применять фильтрацию, группировку и сортировку данных, как и при работе с таблицами (см. главу Сортировка,

группировка и фильтрация данных в таблицах). В отличие от таблиц,

состоящих из строк и столбцов, диаграммы имеют разную структуру, поэтому к разным диаграммам приемы отбора и организации данных могут применяться по-разному, а к некоторым не применяются совсем.

Все приемы группировки, сортировки и фильтрации данных, описанные в главе

Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах), полностью

могут применяться и к диаграммам, которые всегда отображаются вместе с таблицей (диаграммы использования задач и ресурсов, диаграмма Ганга и ее виды). В таком случае фильтрация, группировка и сортировка применяются к данным в таблице, и в соответствии с ней перестраивается диаграмма. Например, на рис. 8.10 (файл 2_1.mрр) к диаграмме использования ресурсов применена фильтрация, чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (Overaltocated resources (Превышение доступности ресурсов)). После применения фильтра в таблице отображаются только эти ресурсы, и на диаграмме отображаются соответствующие им данные.

Аналогичный пример представлен на рис. 8.11 (файл 2_2.mрр). К данным, размещенным на диаграмме Ганта, была применена группировка задач по длительности. В сопровождающей диаграмму таблице задачи разделились на группы, и сама диаграмма соответственно перестроилась.

Структурная фильтрация (см. раздел «Структурная фильтрация» ) может

быть применена ко всем диаграммам, отображающимся как вместе с таблицами, так и без них. При этом одна ее возможность специально предназначена для фильтрации данных в диаграммах использования задач и ресурсов. С помощью команды меню Project t Outline > Show Assignments (Проект > Структура >

Показать назначения) можно отобразить все выделенные на задачу ресурсы или все задачи, связанные с ресурсом (ресурс или задача должны быть выделены курсором). И наоборот, с помощью команды Project > Outline > Hide Assignments (Проект > Структура > Скрыть назначения) можно скрыть отображенные на диаграмме данные, связанные с выбранным ресурсом или задачей.

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Рис. 8.10. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Рис. 8.11. Такой вид принимает план на диаграмме Ганта после группировки задач проекта по длительности

Диаграммы, отображаемые без таблиц, представляют собой особые случаи, которые необходимо рассмотреть отдельно.

Фильтрация данных на диаграммах без таблиц

Фильтрация может быть применена на всех диаграммах в одном из двух режимов: собственно фильтрации или выделения. В режиме фильтрации на диаграмме будут отображаться только данные, соответствующие условиям фильтра (аналогично примеру на рис. 8.10). В режиме выделения на диаграмме отображаются все данные, а соответствующие условиям фильтра подсвечиваются (см. раздел «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 8.12 (файл 2_3.mpp) на календаре выделены задачи стоимостью больше $200, для чего мы применили стандартный фильтр Cost Greater Then (Затраты превышают).

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Рис. 8.12. Фильтрация календаря в режиме выделения: подсвечены задачи стоимостью более $200

Фильтрация в режиме выделения не работает на ресурсном графике и схеме данных.

Сортировка данных на диаграммах без таблиц

Сортировка, то есть упорядочивание данных в соответствии со значениями их свойств, может быть применена на всех диаграммах, кроме сетевого графика.

На календаре порядок сортировки (при соответствующих настройках) определяет порядок размещения задач: задачи с большим значением в поле, по которому осуществляется сортировка, размещаются выше других. В ресурсном графике порядок сортировки определяет очередность отображения информации о ресур-рах, а на схеме данных - информации о задачах.

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах

Группировка данных на диаграммах без таблиц

Группировать данные можно только на сетевом графике. При большом числе задач группировку удобно осуществлять, включив режим Hide fields (Скрыть поля) в контекстном меню графика. В таком случае большинство задач умещается на одном экране.

Рис. 8.13. Сетевая диаграмма с включенным режимом группировки по стоимости задачи

Например, на рис. 8.13 (файл З.mpp) задачи сгруппированы по затратам с интервалом в $100 (о сортировке с интервалом см. раздел «Настройка

параметров группировки» ). Для группировки использована ранее созданная

группа Cost (Затраты), а для того чтобы на экране помещалось больше блоков, у них скрыты поля. В верхнем блоке расположены задачи стоимостью от 0 до $100, в следующем - от $100 до $200 и т. д. Кстати, группировка данных на сетевом графике - новая возможность, появившаяся именно в MS Project 2002.

MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах